Toda escuela tiene que mantener archivos de ciertos tipos de información del alumno. Este artículo les da a los padres y estudiantes una visión general de los tipos de información que todo archivo escolar debe incluir, quién puede ver el expediente del alumno y qué se puede hacer cuando hay una disputa sobre la información que se guarda en dichos expedientes.

¿Qué contiene el expediente escolar de mi hijo?

La escuela tiene que mantener cierta información o archivos que tienen que ver con la educación de su hijo. El expediente debe incluir las observaciones de los maestros de su hijo y de otras personas que trabajan en la escuela. El expediente debe mostrar qué tanto está progresando hijo en la escuela. El expediente tendrá que incluir también información acerca de cosas tales como la asistencia de su hijo, las clases y grados escolares. La escuela también tiene que mantener los archivos relacionados con la salud de su hijo. Estos se tienen que conservar en un lugar separado.

¿Se me permite ver los expedientes escolares de mi hijo?

Usted tiene derecho a ver los informes escolares de su hijo. Si los quiere ver, escriba una carta al director de la escuela a la que asiste su hijo pidiéndole que se los enseñe. Si su hijo recibe servicios de educación especial, usted puede escribir la carta al administrador del caso de educación especial. Quédese con una copia. Podrá ver los expedientes dentro de los 10 días de haberlos pedido. A la escuela no se le permite hacer ningún cambio en los expedientes entre el momento en que usted pide verlos y el momento en que los ve.

¿Si mi hijo no vive conmigo, puedo ver su expediente escolar?

Sí, incluso si no tiene la custodia física de su hijo, usted está autorizado a consultar los archivos escolares del mismo. Si hay una orden judicial que cancela su patria potestad o limita sus derechos de custodia, tal vez no se le permita ver los archivos.

¿Se me permite tomar notas o sacarle una copia a los expedientes de mi hijo?

Usted tiene el derecho de tomar notas mientras lee los expedientes de su hijo. De igual forma, tiene el derecho de pedir una copia de los mismos. Sin embargo, el distrito le podría cobrar una tarifa por hacer las copias a menos que usted no pueda pagar.

¿Qué pasa si no entiendo lo que el expediente de mi hijo contiene?

Si usted tiene problemas para entender la información en esos archivos, algún miembro del plantel se la debería explicar. Si no habla inglés o tiene problemas auditivos, la escuela le tendrá que traducir los expedientes o dar una interpretación.

¿Puede mi hijo consultar su propio expediente?

Cuando el alumno cumple los 18 años, podrá ver su expediente con o sin el permiso de los padres.

Por lo general un menor de 18 años de edad sólo puede ver su historial con un permiso de uno de los padres de familia. Si su hijo tiene menos de 16 años de edad y se ha graduado o ha dejado de asistir a la escuela, el joven podrá ver sus expedientes sin su permiso.

¿Mi hijo tiene 18 años de edad, todavía puedo ver su expediente escolar?

Si su hijo es mayor de los 18 años de edad, usted necesitará el permiso de su hijo para ver los expedientes del joven. Si el mismo es mayor de los 18 años de edad, pero aún asiste a la escuela y usted le mantiene económicamente, usted puede ver el expediente sin el permiso del hijo. Si su hijo tiene 18 años y usted tiene la custodia del joven, usted también puede ver los expedientes. Un ejemplo de cuando un padre puede tener la custodia legal de un hijo que tiene más de 18 años de edad es cuando el hijo tiene graves discapacidades físicas, mentales o cognitivas.

¿Puede el distrito escolar decidir no dejarme ver los expedientes de mi hijo?

La única vez que el distrito escolar puede negarle el acceso a los expedientes de su hijo es cuando existe una orden judicial diciendo que usted no los puede ver. Si hay una orden del tribunal, antes de que pasen cinco días de su solicitud, el plantel le tiene que notificar a usted que no se los dejarán ver. Usted tiene el derecho de apelar la orden del tribunal.

¿Se me permite añadir algo a los expedientes de mi hijo?

Usted tiene el derecho de agregar una declaración a los expedientes. Su declaración puede explicar algo que ya se encuentra allí o añadir algo nuevo que sea pertinente a la educación del menor. Su declaración se convierte en parte del expediente de su hijo, y todo aquel que vea el archivo también verá su declaración.

Si hay algo en el expediente que yo creo no debería estar allí, ¿qué puedo hacer?

Si piensa que algo que aparece en el expediente es inexacto, irrelevante o incorrecto, usted tiene el derecho de solicitarle al director de la escuela para que lo elimine de los expedientes. Si el director se niega, usted le puede escribir al superintendente explicándole el problema. El superintendente tiene 10 días para contestarle diciéndole si él o ella va a cambiar o no los expedientes. Si este no está de acuerdo en hacer los cambios, usted puede pedir una reunión con el superintendente o con quien se asigne para discutir el tema. Si no se resuelve el problema, puede apelar ante la Junta Distrital de Educación o el Comisionado de Educación antes que se cumplan 10 días. Si apela ante la Junta y pierde, usted todavía puede apelar ante el Comisionado. Si no tiene éxito en la eliminación de la parte de los expedientes escolares con la que no está de acuerdo, usted puede escribir una declaración para que se incluya en dicho historial explicando la razón para su desacuerdo. Esta declaración se convertirá en parte del expediente escolar del menor.

¿Puede alguna persona ver el expediente mientras estoy solicitando que se elimine algo?

Puede solicitar la inmediata suspensión de la divulgación en espera de la resolución de su problema. Una suspensión de la divulgación significa que no se le permite a nadie consultar los expedientes. Para conseguir una suspensión, tiene que escribirle al superintendente, describiendo el problema específico con respecto a los expedientes de su hijo y por qué quiere que se suspenda la divulgación. Entonces, si es necesario, puede apelar de la misma manera descrita en el párrafo anterior.

¿Son los expedientes escolares de mi hijo privados?

Sí, la información contenida en los expedientes de su hijo la escuela debe mantenerse confidencial. La escuela tiene que asegurarse de que sólo ciertas personas y organizaciones tienen acceso a la información escolar de su hijo.

¿Puede la escuela darles los expedientes de mi hijo a otras personas sin mi permiso?

En la mayoría de las situaciones, ninguna persona podrá ver los expedientes de su hijo/a sin su consentimiento (permiso) por escrito. Los empleados del plantel que proporcionan servicios educativos no necesitan obtener su consentimiento para poder ver los expedientes escolares de su hijo/a. Además, hay ciertos individuos y organismos quienes pueden tener la autorización para ver estos expedientes sin su consentimiento. Algunos de estos ejemplos incluyen otros distritos escolares a donde se ubique, matricule o pretenda inscribir al menor y los servicios de protección infantil (DCP&P (antiguamente DYFS)).

¿Qué le sucede a los expedientes de mi hijo cuando él se cambia a otro distrito escolar?

Si el niño cambia de distrito escolar, el nuevo distrito tiene que solicitarle al antiguo los archivos de su hijo/a dentro de las dos primeras semanas del traslado. El distrito al que pertenece la antigua escuela a la que asistía su hijo no necesita su consentimiento para enviar los historiales, pero tiene que enviarle un aviso por escrito.

Si tiene preguntas llame a la línea directa gratuita de los Servicios Legales de Nueva Jersey para todo el estado

Si tiene alguna pregunta acerca de la información en este artículo o si cree que sus derechos o los de su hijo han sido violados, contacte a LSNJLAWSM, la línea directa gratuita de asistencia jurídica de los Servicios Legales de Nueva Jersey, marcando el 1-888-LSNJ-LAW (1-888-576-5529). Si usted no llena los requisitos para recibir asistencia de los Servicios Legales, la línea directa le enviará a otras posibles fuentes de información. ​

Esta información se actualizó el: Aug 11, 2017